같은 파일이 중복으로 들어가 있어서, 어떤 파일이 최종인지 모르겠어서 오늘도 헤매셨나요?

파일을 찾느라, 오늘도 시간을 허비했다면 오늘부터는 달라질 수 있어요! 파일명을 작성하는 규칙을 통일하고, 파일 버전을 관리하는 방법, 폴더를 정리하는 법과 파일을 분류하는 원칙들을 유튜브 공여사들 채널의 직장생활 8년차 김과장이 알려드립니다! 채널 ‘공여사들’은 ‘공대 나온 여자 사람들이 회사 다니는 이야기를 하는 채널로 직장인 엑셀, 직장생활의 실무 팁에 대해서 공유하고 있는데요, 강의 공유 플랫폼 ‘클래스 101’을 통해 선보이고 있는 그 노하우를 바탕으로 오늘 얼루어 오디언스 들에게 그동안 쌓아 놓았던 직장 생활의 팁 중에서도 가장 기본이 되는 파일을 정리하는 방법에 대해 공유합니다! 평소에 바탕 화면이 어지럽혀져 있는 분들이라면 지금 이 팁들을 저장하세요.

* 유튜브 공여사들 채널의 ‘직장인 문서관리 끝판왕, 폴더정리팁’을 바탕으로 ‘공여사들’ 채널의 허락을 얻어 재구성한 기사임을 밝혀둡니다.

#1. 원칙은 MECE하게 파일 정리하기

세계 3대 컨설팅 회사인 맥킨지에서 문제를 해결하는 방식인 ’MECE’를 파일 정리에 적용해보세요. ‘MECE’(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)는 ‘서로 중복없이, 전체로서 누락 없이’ 라는 뜻을 가지고 있는데요, 풀이하면 전체 내용 중에서 교집합이 되는 부분이 없어야 하고 모두 합한 것이 전체가 되어야 한다는 원칙이에요. 파일 정리를 하기 위한 폴더를 구성할 때 바로 이 원칙대로 만들어보세요. 예를 들어서, ‘보고자료’ 라는 폴더와 ‘워크샵’ 폴더가 있는데 ‘팀워크샵_보고.ppt’라는 파일이 생겼다면 이건 둘 다 해당이 되는 폴더 구성이겠죠? 이렇게 중복이 되는 폴더 구성은 MECE 원칙에 맞지 않아요. 주제가 분류되어 있지 않은 채 모든 보고 자료가 뒤섞여 있는 보고자료라는 폴더는 없애는 것이 좋겠죠?

#2. 쓸모 있는 6가지 폴더관리 규칙

우선 단순하게 폴더 구성을 하는 것이 중요해요. 연도별, 업무별 등 누구나 알기 쉬운 방식으로 폴더 구성을 하는 것이 좋아요. 폴더들 간에도 규칙을 두는데요, 대 주제에서 소주제로 폴더링이 될 수 있도록 하고 폴더 자체에 번호를 매기는 것도 좋은 방법이죠. 알파벳은 개수의 한계가 있기 때문에 숫자로 해두면 자주 클릭하게 되는 폴더는 직관적으로 쉽게 찾아갈 수 있도록 분류할 수 있죠. 숫자 역시 1,2,3 식으로 늘려가는 것보다는 001, 002로 대분류 폴더를 만들고 그 하위 폴더를 01, 02, 03 처럼 폴더 자체에 숫자를 매기는 방식도 규칙을 정해둔다면 좀 더 분류하기가 쉬워요. 주기적으로 생성해야 하는 문서라면 기간별로 작성하는 것이 좋고요, 업무 외 개인 폴더도 하나 따로, 그리고 작업방과 같은 임시 폴더도 만들어 두는 것이 좋아요. 다만 임시 폴더의 경우에는 삭제 주기를 정해두는 것이 좋은데요, 그대로 두면 지워야 하는 파일과 그렇지 않은 파일이 헷갈려서 결국 섞여 버리기 때문이에요.

#3. 최종, 진짜 최종, 진짜 최종일까…..를 막으려면?

‘최종’ 이라는 말을 붙이고도 끝없이 이어지는 수정파일들이 생성되기 때문에 도대체 어떤 게 최종 파일이었는 지 헷갈리신다며? 아래와 같은 원칙으로 파일 이름을 붙여보세요. 처음에는 좀 번거롭더라도 익숙해지기만 한다면 파일 이름만 봐도 현재 업무가 어떤 상황인지 파악이 될 거예요. 먼저 날짜표시는 [날짜_업무구분_(원제목)] 와 같이 파일 이름의 제일 앞에 위치하게 해주세요. 이유는 업무 구분을 위한 이름과 작성자, 최종 표시등 부수적인 것들을 제일 뒤에 붙일 가능성이 있기 때문에 파일의 맨 앞에는 날짜가 위치해 이름순 정렬을 활용하는 것이 훨씬 효율적이에요. 두 번째로는 여러 수정 버전의 파일이 생성된다면 [(원제목)_버전_작성자] 과 같이 버전표시를 해주는 것이 좋아요. v1.1 v2.2 와 같이 정렬 기능을 활용할 수 있도록 문자 개수를 맞춰주는 것이 포인트예요! 그 외에는 띄어쓰기 보다는 언더바로 확실하게 구분해 주는 것, 그리고 다같이 주고 받는 파일에는 원본 명칭을 따르기로 협의해 두신다면 헷갈리시지 않을 거예요. 특히 중요한 것은 최종 파일 표시는 모든 결재 단계를 마친 후에 해야 한다는 거예요. 그 전까지는 일단 버전 관리로 파일을 작성하다가 정말 모든 결재 과정이 끝났을 때 f, _f, final 중 원하시는 방식으로 표시한다면 이제 최종 파일을 찾는 일은 없을거예요.